Siamo a richiedere la possibilità di effettuare un sopralluogo.

Ai fine dell’invio della richiesta per il sopralluogo, si segnale che sul portale non è attiva la sezione per inserirla.
Considerata la necessità di inviare la richiesta entro le tempistiche previste, si chiede cortesemente di voler indicare come potere procedere.

Tipologia dei documenti: i formati saranno esclusivamente quelli previsti da capitolato (PDF/A e TIFF), oppure una volta digitalizzati i documenti cartacei, in fase di utilizzo della piattaforma sarà possibile caricare anche altre tipologie di file?OCR: il servizio sarà previsto solo per documenti in formato PDF oppure anche per altre tipologie di file?Metadati: quale livello di dettaglio è richiesto? È sufficiente la gestione dei metadati fondamentali del documento oppure è prevista anche l’estrazione di informazioni aggiuntive (ad esempio dati estratti dalla prima pagina e/o da altre sezioni del documento)?Volumetria documentale: è disponibile una stima del numero di file/documenti cartacei (o pagine) da digitalizzare?

Con riferimento all'articolo 18.1 del disciplinare di gara – Criteri di valutazione dell’offerta tecnica e modalità di gara, criterio tabellare n. 5 (certificazioni) , si richiede se essendo in possesso della ISO 27001, con estensioni 27017-27018, ma carenti dell’estensione 27701, il punteggio corrispondente venga comunque attribuito.

Con riferimento all’eventuale dichiarazione di equivalenza del CCNL (e la documentazione probatoria) che l’operatore economico deve produrre si richiede se, come indicato nella domanda di partecipazione, la stessa debba essere inserita, in fase di presentazione dell’offerta, nella busta economica o in quella amministrativa. Diversamente, qualora non dovesse essere prodotta in fase di presentazione dell'offerta si richiede se debba essere prodotta solo in caso di aggiudicazione.

in riferimento al punto 10 del disciplinare, si chiede conferma di quale sia tra i due importi indicati (€11.908 e € 11108) quello corretto ai fini del rilascio della polizza provvisoria.

Richieste di chiarimento:



Con riferimento agli artt. B.2, B.7.1, B.10 e B.11 del Capitolato Tecnico, si chiede di chiarire la distinzione tra le attività di accesso/esibizione delle pratiche nella fase di presa in carico e quelle previste durante la fase di digitalizzazione. Si chiede inoltre di confermare se il trasferimento della documentazione presso la sede operativa dell’aggiudicatario debba avvenire sin dall’avvio delle attività.Con riferimento all’art. B.16 del Capitolato Tecnico, si chiede conferma che gli eventuali costi relativi all’attività di certificazione del processo mediante pubblico ufficiale siano a carico della Stazione Appaltante.Si chiede conferma che non sia prevista la produzione di file in formato XML all’interno delle cartelle digitali associate alle singole pratiche edilizie, salvo eventuali metadati richiesti per l’integrazione applicativa.Con riferimento alle richieste urgenti di cui all’art. B.7.1 del Capitolato Tecnico, si chiede di conoscere il numero medio annuo stimato di richieste che comportano l’esibizione della pratica cartacea originale.Con riferimento alle modalità di digitalizzazione degli elaborati grafici, si chiede di chiarire se gli stessi debbano essere acquisiti in un unico documento multipagina oppure anch’essi come file distinti per ciascun elaborato grafico.Con riferimento alle attività di georeferenziazione e interoperabilità con il SIT comunale, si chiede di specificare se il Sistema Informativo Territoriale dell’Ente esponga API o altri servizi di interoperabilità e, in caso affermativo, di quale tipologia tecnica (REST, SOAP, WMS/WFS o altro).Con riferimento ai formati di acquisizione previsti dal Capitolato Tecnico, si chiede conferma che il formato TIFF debba essere utilizzato esclusivamente per eventuali immagini fotografiche e non anche per gli elaborati grafici di grandi dimensioni, al fine di garantire la sostenibilità dimensionale dei file e la corretta consultazione operativa degli stessi.Con riferimento alla durata dell’appalto, si chiede conferma che la durata complessiva delle attività sia pari a 10 mesi, come indicato all’art. A.2 del Capitolato Normativo, oppure a 12 mesi come sembrerebbe desumersi da altri elaborati progettuali.Si chiede conferma che i tempi di esecuzione previsti dal Capitolato non comprendano eventuali ritardi imputabili alle attività di integrazione con sistemi informativi e piattaforme di terze parti nella disponibilità della Stazione Appaltante.Con riferimento alle attività di conservazione digitale a norma, si chiede di chiarire se il servizio debba essere erogato mediante piattaforma di conservazione messa a disposizione dalla Stazione Appaltante oppure anch’essa tramite piattaforma dell’aggiudicatario.Si chiede di conoscere la consistenza stimata dell’archivio oggetto di digitalizzazione, con indicazione del numero presunto di pratiche, del numero stimato di pagine complessive e della quantità stimata di elaborati grafici di grande formato.Si chiede di chiarire se i locali operativi destinati alla custodia e digitalizzazione della documentazione debbano essere già disponibili alla data di presentazione dell’offerta oppure solamente in fase di avvio dell’esecuzione contrattuale.Con riferimento alle figure professionali previste all’art. B.4 del Capitolato Tecnico, si chiede di chiarire se sia ammesso il ricorso al subappalto specialistico per specifiche attività quali logistica, restauro, scansione o metadatazione.Si chiede di specificare quali siano i metadati minimi obbligatori da produrre per ciascuna pratica e per ciascun documento digitalizzato, nonché se siano previsti tracciati record o modelli predefiniti da parte della Stazione Appaltante.Con riferimento al trasferimento dei file digitalizzati su server fisico o virtuale messo a disposizione dal Committente, si chiede di chiarire se tale infrastruttura sia già disponibile e operativa oppure se debba essere predisposta nell’ambito dell’appalto.Si chiede di chiarire se eventuali licenze software necessarie all’integrazione con piattaforme e sistemi dell’Ente siano già nella disponibilità della Stazione Appaltante oppure debbano essere fornite dall’aggiudicatario.Con riferimento alla verifica di conformità e alle modalità di avanzamento delle attività, si chiede di chiarire se siano previsti collaudi intermedi e/o SAL periodici oppure unicamente una verifica finale al termine delle prestazioni.Con riferimento al Criterio 2 dell’offerta tecnica (“Descrizione della sede per la custodia e gestione del servizio”), si chiede di chiarire se la disponibilità della sede operativa costituisca requisito già esistente alla data di presentazione dell’offerta oppure se possa essere acquisita successivamente in caso di aggiudicazione.Si chiede di chiarire quali elementi oggettivi verranno utilizzati dalla Commissione giudicatrice per l’attribuzione dei punteggi relativi ai criteri concernenti le caratteristiche tecnologiche dell’immobile e i sistemi di sicurezza fisica, al fine di garantire uniformità valutativa e parità di trattamento.Si chiede di chiarire se, ai fini della valutazione del criterio 1.1 relativo alle esperienze pregresse nel dominio specifico, saranno valorizzate esclusivamente esperienze maturate presso enti pubblici della regione Puglia oppure anche esperienze equivalenti svolte in ambiti analoghi di alter regioni.

Con riferimento a quanto disposto nel capitolato, si richiedono i seguenti chiarimenti:

- Articolo B.1. - Si chiede di confermare se la documentazione conservata presso la sede municipale debba essere presa in carico a bocca di magazzino, con conseguente esclusione delle attività di prelievo dagli scaffali.

- Articolo B.5. - Si richiede di specificare se la schedatura , a cui si fa riferimento a pagina 6 , sia da fare per pratica o per documento.

Articolo B.17:
- Si richiede se per il servizio di conservazione è da intendersi solo come versamento o come soluzione ex-novo;
- Si richiede qual è il fornitore del SIT/GIS e se la soluzione è integrato e/o sincronizzato con il SUE per la geolocalizzazione delle pratiche;
- Oltre ai repertori cartacei, che dovranno essere scansionati, sono disponibili elenchi elettronici delle pratiche da digitalizzare?
- Si richiede quanti e quali moduli del SUE di quelli previsti dal capitolato Art. B.17 sono già installati.

Si chiede di confermare se sia possibile presentare un’offerta con costi della manodopera inferiori a quelli stimati dalla Stazione Appaltante, purché adeguatamente giustificati dall’operatore economico.

In merito all'art 16 del disciplinare si richiede che l'offerta tecnica sia firmata secondo le modalità previste al precedente punto 15.1, che in caso di partecipazione in forma singola prevede che la domanda e le relative dichiarazioni sono firmate dal legale rappresentante del concorrente o da un suo procuratore munito della relativa procura.

Nella descrizione dei criteri dell'offerta tecnica, per i primi criteri si richiede: Relazione Tecnico – descrittiva, debitamente firmata digitalmente, pena la mancata valutazione, dal concorrente e da tecnico abilitato

Alla luce di ciò si richiedono chiarimenti in merito:
1) quali figure devono firmare la relazione tecnica?
2) qualora si richieda una seconda firma, che tipologia di tecnico abilitato richiedete?

Con riferimento a quanto disposto nel capitolato di gara, si richiede se per 4 cartelle e fogli in formato A4 o standard si intende un numero di facciate pari a 8.

Si chiedono chiarimenti in merito alle tempistiche di esecuzione del progetto in quanto nel capitolato normativo parte tecnica (ART. B18) sono indicati 12 mesi mentre nel documento di stima economica sono indicati 10 mesi.

Si richiedono i seguenti chiarimenti:

- con riferimento al documento stima dei costi si rileva che: è indicato un numero stimato pari a 28683 pratiche e tale stima viene determinata assumendo uno spessore medio di 2 cm per pratica corrispondente a circa 50 pratiche per metro lineare. Considerato che la consistenza complessiva dell’archivio indicata è pari a circa 830 metri lineari, applicando il coefficiente sopra riportato si otterrebbe un numero teorico di circa 41.500 pratiche. Si chiede pertanto di chiarire il numero effettivo di pratiche oggetto di riordino e digitalizzazione.
- sul documento stima dei costi è indicato un numero medio di 1730 pagine /ml che appare significativamente inferiore rispetto ai valori rilevabili in contesti analoghi. Si chiede pertanto di confermare tale stima e se il valore indicato tenga conto della reale composizione delle pratiche (elaborati grafici , allegati tecnici).